Menyelenggarakan acara yang sukses memerlukan pemahaman mendalam tentang berbagai istilah yang digunakan dalam dunia Event Organizer (EO). Dalam industri ini, ada banyak istilah yang sangat penting untuk dipahami, baik oleh penyelenggara acara maupun pihak yang terlibat di dalamnya.
Kalau Anda ingin menjadi bagian dari dunia event organizing, mengetahui istilah-istilah tersebut adalah langkah pertama yang harus Anda lakukan.
Di artikel fima ini akan membahas beberapa istilah yang sering digunakan dalam proses perencanaan dan pelaksanaan acara.
20 Istilah dalam Event Organizer yang Penting Untuk Diketahui
Sebelum membahas istilah-istilah yang ada dalam dunia event organizer, ada baiknya kita memahami apa itu Event Organizer (EO).
Event Organizer merupakan sebuah perusahaan atau individu yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan acara tertentu. Mereka terlibat dalam semua tahap mulai dari perencanaan, penyusunan konsep acara, hingga pelaksanaan dan evaluasi pasca acara.
Untuk memastikan kelancaran acara, ada banyak istilah yang perlu dipahami. Berikut ini merupakan beberapa istilah yang umum digunakan dalam dunia event organizer yang wajib Anda ketahui, yaitu sebagai berikut:
Event Planner
Event Planner yaitu orang yang mempunyai tanggung jawab penuh terhadap perencanaan acara, mulai dari penyusunan konsep hingga persiapan pelaksanaan event.
Mereka adalah bagian yang paling penting sebelum acara berlangsung, karena semua detail acara dirancang dengan bantuan peran mereka. Sebagai pembuat konsep, mereka menentukan tema acara, memilih tempat, serta berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat.
Liaison Officer (LO)
Istilah Liaison Officer (LO) merujuk pada individu yang berfungsi sebagai penghubung antara penyelenggara acara dan pihak-pihak luar, seperti peserta, pembicara, atau tamu undangan. LO memastikan bahwa semua kebutuhan dan keperluan tamu atau narasumber dipenuhi selama acara berlangsung.
Mereka akan mengkoordinasikan segala hal yang berhubungan dengan logistik dan administrasi, serta memastikan komunikasi yang lancar antara semua pihak yang terlibat.
Media Partner
Media Partner merupakan pihak yang bekerja sama dengan penyelenggara acara untuk mempromosikan event kepada publik. Media ini bisa berupa media cetak, elektronik, atau platform media sosial.
Media partner berperan vital dalam menyebarkan informasi terkait acara, memastikan event mendapat perhatian dari audiens yang lebih luas.
Press Conference
Press Conference merupakan acara yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada media dan publik. Biasanya, press conference digunakan untuk mengumumkan kebijakan baru, promosi acara, atau pembaruan informasi lainnya yang terkait dengan event.
Tujuan dari press conference adalah untuk menciptakan pemahaman yang lebih baik dan penerimaan publik terhadap acara yang akan berlangsung.
Media Promosi
Media Promosi yaitu berbagai materi yang digunakan untuk mempromosikan event, termasuk poster, flyer, baliho, dan merchandise. Media promosi ini dapat dipublikasikan melalui berbagai platform media seperti majalah, TV, radio, serta media sosial.
Dalam beberapa kasus, event organizer atau promotor akan bekerja sama dengan media partner untuk membantu menyebarluaskan informasi acara secara lebih efektif.
Stage (Panggung)
Stage atau panggung merupakan area utama di mana acara berlangsung, terutama untuk pertunjukan atau konser. Panggung adalah tempat di mana semua konten acara ditampilkan, dan menjadi titik fokus utama bagi para peserta atau penonton.
Panggung juga sering dilengkapi dengan perlengkapan teknis seperti lighting, sound system, dan proyektor untuk menciptakan pengalaman visual dan audio yang menarik.
Backdrop
Backdrop merupakan latar belakang yang ada di panggung, yang biasanya mencantumkan nama acara atau informasi penting lainnya.
Dalam acara yang lebih besar, backdrop bisa berupa layar LED atau LCD untuk menampilkan video atau gambar visual yang mendukung tema acara. Backdrop berfungsi tidak hanya sebagai hiasan, tetapi juga sebagai sarana untuk memberikan informasi yang jelas kepada penonton.
Rundown
Rundown merupakan daftar urutan acara yang mencakup semua kegiatan yang akan berlangsung, beserta waktu dan durasi setiap sesi.
Penyusunan rundown harus dilakukan dengan cermat dan teliti, karena setiap acara memerlukan koordinasi yang baik antar berbagai elemen yang terlibat. Rundown biasanya mencakup semua detail, seperti waktu untuk pembicara, pertunjukan musik, atau segmen lainnya.
Briefing
Briefing yaitu pertemuan singkat atau pengarahan yang diadakan untuk memastikan semua staf dan panitia acara memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
Briefing ini bertujuan untuk memberikan instruksi yang jelas dan memastikan kelancaran acara. Setiap orang yang terlibat harus tahu apa yang perlu mereka lakukan dan kapan mereka harus melakukannya.
Person In Charge (PIC)
Istilah Person In Charge (PIC) mengacu pada orang yang bertanggung jawab atas suatu bagian atau aspek tertentu dalam acara.
PIC adalah titik penghubung utama yang memastikan semua hal yang terkait dengan area tanggung jawab mereka berjalan dengan lancar. Jika ada masalah atau pertanyaan terkait area tersebut, PIC adalah orang yang harus dihubungi.
Management by Objective (MBO)
Management by Objective (MBO) yaitu pendekatan manajerial yang digunakan untuk mengelola dan merencanakan kegiatan dengan fokus pada pencapaian tujuan tertentu.
Dalam konteks event organizer, MBO digunakan untuk memastikan bahwa tujuan acara tercapai dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan menggunakan sistem ini, setiap tim dan individu akan bekerja menuju pencapaian tujuan yang jelas dan terukur.
Gig
Gig merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut pertunjukan musik atau acara yang menampilkan penampilan langsung dari musisi atau band.
Gig biasanya merujuk pada acara berskala kecil hingga menengah, seperti konser lokal atau pertunjukan musik di klub malam.
Early Bird Ticket
Early Bird Ticket merupakan tiket yang dijual dengan harga lebih murah untuk pembelian yang dilakukan jauh sebelum acara berlangsung.
Sistem tiket ini memberikan keuntungan bagi calon pengunjung yang membeli tiket lebih awal, sekaligus menjadi cara bagi penyelenggara acara untuk mengumpulkan dana lebih awal dan menarik lebih banyak peserta.
Front of House (FOH)
Front of House (FOH) adalah area yang mencakup semua hal yang berkaitan dengan penyambutan pengunjung sebelum acara dimulai, termasuk area penjualan tiket, gerbang masuk, dan tempat duduk penonton.
FOH juga merujuk pada pengoperasian sound system, pencahayaan, dan multimedia yang terkait dengan pertunjukan di panggung utama.
Show Director
Show Director yaitu orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan kualitas acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan penonton.
Mereka mengkoordinasikan berbagai elemen acara, seperti desain panggung, musik, pencahayaan, dan alur acara. Show Director bekerja sama dengan tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, dan teknisi lainnya untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana.
Stage Manager
Stage Manager merupakan individu yang bertanggung jawab penuh atas segala hal yang terjadi di atas panggung.
Tugas mereka meliputi pengaturan alur acara, pengoperasian peralatan seperti mikrofon dan pencahayaan, serta memastikan setiap konten acara berjalan dengan lancar. Stage Manager juga mengawasi pengaturan teknis di panggung dan memberikan instruksi kepada tim teknis.
Runner
Runner yaitu tim yang berfungsi sebagai penghubung antara Show Director dan berbagai pihak yang terlibat dalam acara.
Mereka bertugas untuk memastikan komunikasi yang lancar antara semua tim dan membantu dalam logistik yang diperlukan selama acara.
VIP (Very Important Person)
Istilah VIP (Very Important Person) merujuk pada tamu atau individu yang dianggap memiliki status tinggi dalam suatu acara.
Biasanya, VIP adalah orang-orang dengan peran penting, seperti pejabat pemerintah, selebriti, atau sponsor utama acara. Penyelenggara acara akan memberikan perlakuan khusus kepada VIP, mulai dari tempat duduk eksklusif, akses ke area tertentu, hingga pelayanan yang lebih personal.
Run-Through
Run-Through adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan latihan atau simulasi acara sebelum acara resmi dimulai.
Tujuan dari run-through adalah untuk memastikan bahwa semua persiapan teknis dan logistik berjalan dengan lancar, serta memberikan kesempatan bagi semua yang terlibat untuk mengetahui alur acara. Ini adalah kesempatan terakhir untuk mengevaluasi dan memperbaiki masalah teknis atau logistik sebelum acara dimulai.
Call Time
Call Time merupakan waktu yang ditentukan untuk semua orang yang terlibat dalam acara untuk hadir dan mempersiapkan diri. Ini termasuk waktu yang dijadwalkan bagi pembicara, musisi, kru teknis, dan panitia untuk tiba di lokasi acara.
Call time penting agar semua orang memiliki waktu yang cukup untuk persiapan dan memastikan acara dimulai tepat waktu.
Jasa Corporate Event Organizer
SoundJakarta.com merupakan partner terpercaya untuk kebutuhan Corporate Event Organizer yang profesional dan berkelas. Kami menghadirkan solusi menyeluruh untuk acara perusahaan, mulai dari seminar, konferensi, peluncuran produk, hingga gathering dan gala dinner.
Dengan tim berpengalaman dan peralatan berkualitas tinggi, kami memastikan setiap detail acara berjalan lancar, meninggalkan kesan mendalam bagi peserta dan meningkatkan citra perusahaan Anda. Percayakan acara penting Anda kepada SoundJakarta.com, karena suksesnya event Anda adalah prioritas kami!
Penutup
Dengan mengetahui istilah-istilah ini, Anda dapat lebih mudah berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim lainnya untuk menciptakan acara yang sukses. Jika Anda tertarik untuk memasuki dunia event organizer, pastikan Anda menguasai istilah-istilah ini sebagai dasar untuk memulai perjalanan Anda dalam industri yang dinamis ini. Semoga artikel ini bermanfaat ya.