Halo semuanya, pada artikel ini soundjakarta.com akan membahas apa saja tugas show director dalam event. Ingin tahu ulasannya seperti apa? Simak selengkapnya melalui tulisan di bawah ini.
Struktur dalam Event Organizer
Event Organizer atau yang sering kita kenal sebagai EO ternyata tidaklah bisa berjalan jika hanya dikerjakan oleh satu atau dua orang saja. Melainkan ada beberapa orang dengan mengemban tugas yang berbeda-beda untuk membuat acara berjalan lancar dan sukses.
Layaknya organisasi di sekolah, kampus, ataupun perusahaan sebetulnya sebuah event organizer juga memiliki yang namanya struktur organisasi dengan tugas-tugas tertentu. Meskipun dalam event organizer kita tidak bisa sama ratakan strukturnya, karena event yang diselenggarakan pasti berbeda-beda, seperti pameran , konser, seminar dan lain sebagainya.
Perbedaan yang ada biasanya terletak pada :
- Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja
- Efektifitas dan juga efisiensi
- Dan besar atau kecilnya event yang akan diusung
Sehingga struktur yang dibentuk juga akan bergantung pada berapa personil dalam timnya. Karena sebetulnya tidak ada yang bisa menjamin sebuah event akan sukses walaupun tim atau crewnya banyak. Jadi, kalaupun sedikit asal bisa bekerja dengan baik, maka event akan bisa berjalan dengan lancar dan sesuai keinginan client.
Secara sederhana kalau berdasarkan fungsi, penyelenggaraan sebuah event membutuhkan 4 divisi saja, yaitu :
- Program
- Finance
- Produksi
- Dan logistik
Supaya lebih mudah dipahami dalam sebuah event biasanya istilah-istilah tersebut akan diubah menjadi teknis maka divisi-divisi di atas bisa kita terjemahkan sebagai berikut :
- Project officer/ Event manager : bagian ini bertanggung jawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event yang akan digelar, mulari dari planning sampai dengan event selesai diselenggarakan. Bagian ini nantinya akan lebih fokus mengurusi masalah administratif, dan persiapan kelengkapan. Makanya orang-orangnya harus sudah berpengalaman dan bisa diandalkan dalam menangani event. Biasanya project officer ini memililki tim yang akan menangani mulai dari persiapan venue, promosi, perijinan, konsumsi, dan lain sebagainya yang disebut sebagai field officer.
- Field officer : bagian ini mempunyai tugas untuk persiapan venue, promosi, perijinan, keamanan, keuangan, dan sebagianya. Maka nama lain field officer bisa kita sebut sebagai fungsi operasional.
- Tallent Officer : sesuai namanya bagian ini akan menangani pekerjaan yang berkaitan dengan talents/ artis/ pengisi acara. Seperti urusan honor, waktu, MOU, kebutuhan artis, transportasi, akomodasi, dan lain sebagainya.
- Show director : orang yang menjadi show direktor memiliki tanggung jawab terhadap kualitas acara, mulai dari segi artistik dan kenyamanan audiens yang ada pada event. Show director tidak bisa bekerja sendirian, jadi harus memiliki tim yang terdiri stage manager, sound engineer, lightingman, dan lain sebagainya. Semuanya akan bertugas untuk menangani semua permasalahan artistik, tampilan panggung, dekorasi, dan lainnya yang berhubungan dengan estetika.
- Stage manager : memiliki tugas terhadap apapun hal yang membuat acara lancar. Stage managerlah yang mengatur kapan kemunculan talents dan urusan waktu tampil, break, dan selesai.
- Sound engineer : bagian ini bertanggung jawab untuk urusan sound system. Agar bunyi atau suara yang dihasilkan benar-benar sesuai keinginan dan kualitasnya bagus.
- Lightingman : tim di lighting akan mengatur pencahayaan pada event.
 Tugas Show Director dalam Event
Selanjutnya kita akan membahas lebih dalam mengenai tugas show director dalam event. Kenapa penulis lebih membahas tugas show director dari pada yang lain? Alasannya karena show director merupakan otak dari sebuah event.
Show director sangat berperan penting mengatur jalannya acara sesuai dengan yang sudah direncanakan. Selain itu ia jugalah yang mengenal semua hal mengenai event yang akan diselenggarakan.
Maka dari itu mencari show director jangan asal-asalan karena nantinya show director harus benar-benar bekerja dengan baik, mengetahui maksud dan tujuan acara, mampu mendeskripsikan event yang akan berjalan nanti, kreatif dan imajinatif, dan mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi pada saat event berlangsung. Sehingga kalau dirincikan tugas lengkap dari seorang show director yaitu :
- Mampu merancang sebuah acara dari persiapan sampai selesai
- Melakukan pengarahan atas berjalannya event
- Menjadi kepala semua bagian termasuk stage management
- Bekerja sama dengan produser ataupun klient untuk mendapatkan masukan dan keinginan mengenai event yang akan digelar
- Memiliki tanggung jawab paling tinggi atas acara, mulai dari panggung, lighting, sound, dan lainnya
- Dapat memberikan contoh kedisiplinan kepada seluruh anggota tim
- Dan dapat memimpin dengan baik agar event bisa berjalan dengan lancar, sukses, dan sesuai dengan keinginan client
Wah, berat sekali ya jadi show director. Tapi kalau orang yang sudah terbiasa dalam event dan memahami apa saja yang harus diatur dalam event maka tugas dan tantangan yang ada akan terasa biasa saja.
Agar Event Berjalan dengan Lancar dan Sukses
Setelah memahami siapa saja orang-orang yang terlibat dalam event dan juga tugas lengkap show director, setidaknya ada beberapat tips agar event bisa berjalan sukses dan lancar. Yaitu :
Fokus pada Tujuan Event
Dengan mengetahui dan memfokuskan semua pekerjaan pada tujuan event maka nantinya semua tim ataupun orang-orang yang terlibat dalam event akan benar-benar bekerja sesuai deskripsinya. Selain itu dengan fokus, pengaturan waktu alias time management juga akan lebih baik.
Kalau tidak fokus atau teralihkan, maka waktu akan terbuang sia-sia dan juga banyak menghabiskan energi ataupun biaya.
Rundown Jelas
Selanjutnya rundown acara yang dibuat juga harus benar-benar jelas dan detail. Selain rundown yang jelas Anda juga harus menyiapkan back up plan. Di mana back up plan akan berguna jika nanti ada kendala yang tidak sesuai dengan rundown yang sudah dibuat.
Berikan Pekerjaan ke Orang yang Tepat
Selanjutnya job desk masing-masing tim atau orang-orang yang terlibat harus tepat dan jelas. Sehingga nantinya orang-orang yang terlibat benar-benar berpengalaman menangani tugas yang diberikan. Kalau urusan sound system cari orang yang paham hal tersebut, dan lain sebagainya.
Memahami Audiens
Event yang sukses bisa terlihat dari audiens yang puas ketika datang dan terkesan dengan semua acara yang diselenggarakan. Maka dari itu Anda harus memperhatikan siapa pengisi acara yang cocok dengan audiens, berapa jumlah audiens agar tempatnya bisa disesuaikan, dan penataan lighting yang sesuai dengan audiens dan tujuan event.
Penuhi Semua Kebutuhan Event di Soundjakarta.com
Jika Anda ingin menyelenggarakan event, tidak usah pusing mengenai permasalahan sound system, lighting, backdrop, ataupun live streaming. Anda bisa serahkan pekerjaan tersebut ke ahlinya salah satunya adalah Soundjakarta.com yang sudah menangani ratusan event dari berbagai client.
Selain harganya terjangkau, kredibel, pekerjaannya pun ditangani oleh tim yang memang ahli dibidangnya. Untuk info lebih lanjut silahkan klik tautan berikut ini : https://soundjakarta.com/price-list/
